Assistent oder Assistentin der Geschäftsleitung in der Immobilienleitung - 100%

Unternehmensbeschreibung

Mit mehr als 12.000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe vertreten, sind die Universitätsspitäler Genf eine national und international anerkannte Einrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2024 anzusehen, indem Sie  hier klicken.

Die Stelle ist der Immobilienleitung (DI) zugeordnet. Diese Leitung hat die Aufgabe, Immobilieninfrastrukturen zu renovieren und zu bauen, den bestehenden Immobilienbestand zu verwalten, zu erhalten, instand zu halten und aufzuwerten, ein engagierter Akteur der ökologischen Transformation des Immobilienbestands zu sein und operative Exzellenz zu fördern. In diesem Rahmen definiert sie die Immobilienstrategie der HUG, führt die Umsetzung des Krankenhaus-Masterplans 2022-2040 durch und steuert sowie koordiniert große Immobilienprojekte in enger Partnerschaft mit den wichtigsten staatlichen Diensten, die dem Departement für Gebiet und Gesundheit zugeordnet sind. Sie sorgt zudem für eine optimale Flächenbewirtschaftung und plant deren Entwicklung und Nutzung, während sie einen reibungslosen Betrieb der Krankenhausaktivitäten gewährleistet.

Mehr als 230 Fachleute erfüllen ihre Aufgaben täglich mit einem hohen Anspruch, starkem Dienstleistungssinn und einem ausgeprägten Engagement für ökologische Verantwortung.

Stellenbeschreibung

Als Assistent oder Assistentin der Geschäftsleitung tragen Sie direkt zur Effizienz und Ausstrahlung der Immobilienleitung (DI) bei.

Sie sind eine sorgfältige, proaktive Person mit ausgezeichneter Vertraulichkeit. Sie organisieren gerne, antizipieren und erleichtern das Leben einer Führungskraft in einem anspruchsvollen institutionellen Umfeld.  

Als echter Partner des Direktors übernehmen Sie das Sekretariat und die Assistenz der Geschäftsleitung mit einer sowohl strategischen als auch operativen Herangehensweise.

Sie gewährleisten eine reibungslose, effiziente und vertrauliche Verwaltung der laufenden Geschäfte und unterstützen die Entscheidungsfindung sowie die Nachverfolgung von Prioritätsakten.

Sie verwalten den Kalender des Direktors, bereiten seine Sitzungen vor und achten auf die Priorisierung der Termine.

Sie verfassen, bereiten vor und kontrollieren Briefe, Notizen, Berichte und offizielle Dokumente.

Sie koordinieren die Kommunikation zwischen dem Direktor, den internen Teams und externen Partnern.

Sie verfolgen die Entscheidungen und achten auf die Einhaltung der Fristen.

Sie organisieren die Reisen und Veranstaltungen der DI (Seminare, Plenen, Teamessen).

Sie überwachen die Dokumentenverwaltung und Ablage, gewährleisten die Konformität und Vertraulichkeit der Informationen und tragen zur Budgetverwaltung des Büros des Direktors bei sowie genehmigen bestimmte Rechnungen.

Qualifikationen

Sie verfügen über ein kaufmännisches Maturitätsdiplom oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung, ergänzt durch ein Diplom als Assistent oder Assistentin der Geschäftsleitung.

Sie können mindestens 5 Jahre nachgewiesene Erfahrung in einer ähnlichen Funktion vorweisen, idealerweise in einem institutionellen oder komplexen Umfeld.

Sie beherrschen Französisch perfekt (Niveau C2) und verfügen über gute Englischkenntnisse (B2–C1).

Sie sind versiert im Umgang mit Büro- und Kollaborationstools (MS Office, Teams, SharePoint, OneDrive, MindManager).

Sie wissen, wie man Prioritäten setzt, zeigen Sorgfalt, Voraussicht und Diplomatie.

Sie verkörpern Diskretion, Zuverlässigkeit und Teamgeist und pflegen gleichzeitig einen ausgeprägten Dienstleistungssinn.

Zusätzliche Informationen

• Eintritt: nach Vereinbarung
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 14
• Vertragsart: unbefristet
• Bewerbungsfrist: 13.11.2025
• Kontakt für Auskünfte: Frau Sophie Soncini, stellvertretende Leiterin Personalwesen, sophie.soncini@hug.ch

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, einen Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Die HUG möchten mit ihrem Engagement gegen Arbeitslosigkeit Bewerbungen vom Kantonalen Arbeitsamt fördern.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.