Executive Assistant des Chief Legal Officer und des Vorstands

Unternehmensbeschreibung

BE THE CHANGE I BE SGS steht für neugierige, leidenschaftliche und engagierte Menschen, die nach Stabilität, Entwicklungsmöglichkeiten und der Chance suchen, etwas zu bewirken. Die SGS Gruppe ist das weltweit führende Unternehmen für Prüfung, Inspektion und Zertifizierung. Mit mehr als 98.000 Mitarbeitern betreiben wir ein Netzwerk von über 2.650 Niederlassungen und Laboren.

Die Unternehmen der SGS Gruppe in Deutschland bieten Dienstleistungen an, die das Leben von Millionen Menschen verbessern und einen wichtigen Beitrag zu sichereren Produkten in einer vernetzten Gesellschaft leisten.

Stellenbeschreibung

Verwaltung des komplexen und sich ständig ändernden Kalenders des Group Chief Legal Officer, Terminplanung von Meetings, Terminen und Telefonkonferenzen sowie effiziente Lösung von Terminüberschneidungen.
Fungieren als Gatekeeper, Screening und Priorisierung eingehender E-Mails, Anrufe und Korrespondenz im Namen des Chief Legal Officer.
Vorbereitung und Bearbeitung verschiedener Dokumente, Berichte, Präsentationen und Finanzdaten zur Unterstützung des Entscheidungsprozesses des Chief Legal Officer.
Vorbereitung, Unterstützung und Teilnahme an Meetings mit dem Chief Legal Officer, genaue Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen mit den Beteiligten zur fristgerechten Umsetzung.
Koordination von Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiseplänen, zur Optimierung der Reiseeffizienz.
Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen mit höchster Diskretion und stets strenger Vertraulichkeit.
Unterstützung bei finanzbezogenen Aufgaben wie Spesenabrechnung, Budgetverfolgung und Finanzbuchhaltung.
Durchführung von Recherchen und Datensammlung zur Unterstützung des Chief Legal Officer bei strategischen Geschäftsentscheidungen.
Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern des Führungsteams und funktionsübergreifenden Abteilungen zur Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation und Koordination.
Unterstützung des CEO und des Vorstands in Abwesenheit des Assistenten des CEO.

Qualifikationen

Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen Rolle zur Unterstützung von Führungskräften auf C-Level.
Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und konkurrierende Anforderungen effektiv zu priorisieren.
Hohe Detailgenauigkeit und nachweisliche Fähigkeit, unter engen Fristen präzise Arbeit zu leisten.
Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, mit der Fähigkeit, selbstbewusst mit internen und externen Stakeholdern zu interagieren.
Hohe Integrität und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
Starke Problemlösungsfähigkeiten und Einfallsreichtum im Umgang mit Herausforderungen.
Proaktive und selbstmotivierte Persönlichkeit, die sowohl eigenständig als auch im Team arbeiten kann.
Eine kaufmännische Ausbildung, ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Recht oder einem verwandten Bereich ist bevorzugt.
Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
Ausgezeichnete Schreibfähigkeiten in Englisch.
Kenntnisse in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Sharepoint) und Erfahrung mit Finanzsoftware sind ein Plus.
 

Zusätzliche Informationen

Die Stelle ist in Baar angesiedelt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Unterlagen einschließlich eines Motivationsschreibens und Angaben zum gewünschten Beschäftigungsumfang ein.