Executive Assistant (Deutschkenntnisse erforderlich)

Unternehmensbeschreibung

Wir sind SGS – das weltweit führende Unternehmen für Prüfung, Inspektion und Zertifizierung. Wir gelten als globaler Maßstab für Nachhaltigkeit, Qualität und Integrität. Unsere 99.600 Mitarbeiter betreiben ein Netzwerk von 2.600 Büros und Laboren weltweit.

Stellenbeschreibung

• Verwaltung komplexer und sich ständig ändernder Kalender, Terminplanung von Meetings, Terminen und Telefonkonferenzen bei gleichzeitiger effizienter Lösung von Terminüberschneidungen.
• Fungieren als Gatekeeper, Screening und Priorisierung eingehender E-Mails, Anrufe und Korrespondenz im Auftrag der Geschäftsleitung.
• Vorbereitung und Bearbeitung verschiedener Dokumente, Berichte, Präsentationen und Finanzdaten zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen.
• Vorbereitung, Unterstützung, Teilnahme an Meetings, genaue Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen mit den Beteiligten zur fristgerechten Umsetzung.
• Koordination von Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiseplänen zur Optimierung der Reiseeffizienz.
• Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen mit höchster Diskretion und stets strikter Vertraulichkeit.
• Unterstützung bei administrativen und finanziellen Aufgaben wie Spesenabrechnung, Budgetverfolgung und Finanzbuchhaltung.
• Durchführung von Recherchen und Datensammlung zur Unterstützung strategischer Geschäftsentscheidungen.
• Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern des Führungsteams und funktionsübergreifenden Abteilungen zur Gewährleistung reibungsloser Kommunikation und Koordination.

Qualifikationen

PROFESSIONELLES PROFIL

• Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen Rolle zur Unterstützung von Führungskräften auf C-Ebene.
• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und konkurrierende Anforderungen effektiv zu priorisieren.
• Hohe Detailgenauigkeit und nachweisliche Fähigkeit, unter engen Fristen genaue Arbeit zu leisten.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift mit der Fähigkeit, selbstbewusst mit internen und externen Stakeholdern zu interagieren.
• Hohe Integrität und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten und Einfallsreichtum im Umgang mit Herausforderungen.
• Proaktive und selbstmotivierte Persönlichkeit, die sowohl eigenständig als auch im Team arbeiten kann.

ERFORDERLICHE FÄHIGKEITEN

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, bevorzugt Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Finanzen oder einem verwandten Bereich.
• Kenntnisse in der MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook und SharePoint); Erfahrung mit Finanzsoftware ist von Vorteil.
• Ausgezeichnete Englischkenntnisse in Schriftform.
• Fließend in Englisch und Deutsch

Zusätzliche Informationen

Alle Ihre Informationen werden gemäß den EEO-Richtlinien vertraulich behandelt.