Executive Assistant

Diese Rolle bietet eine einzigartige Gelegenheit, innerhalb einer der innovativsten Banken der Welt zu arbeiten. 

Als Executive Assistant im JP Morgan Payments Team unterstützen Sie auf Senior-Level in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld. Sie sollten eine nachweisliche Erfolgsbilanz als Executive Assistant vorweisen können, mit Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und einem Team von mindestens 10-15 Personen sowie im Umgang mit Kunden und deren Assistenten in einem Unternehmensumfeld. Idealerweise können Sie ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sowie die Fähigkeit, effektiv in einem vertraulichen und anspruchsvollen Umfeld zu arbeiten, nachweisen.

Aufgaben:

• Tägliche Unterstützung des Swiss Payments Teams, einschließlich leitender Banker.
• Verwaltung komplexer Kalender, Terminplanung von Meetings, Anrufen sowie Koordination von Offsites und Kundenveranstaltungen.
• Hauptansprechpartner für Kunden und Kundenassistenten, Verwaltung von hochrangigen Interaktionen und Koordination von Terminen.
• Bearbeitung von Kundeninteraktionen und Abteilungsplanung, Gewährleistung einer nahtlosen Kommunikation und Koordination.
• Zusammenarbeit mit anderen Stakeholdern, Delegation von Aufgaben nach Bedarf.
• Organisation komplexer globaler Reisen und Unterhaltungsbuchungen unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und fristgerechter Einreichung der erforderlichen Dokumentation.
• Nutzung interner Systeme für Dateneingabe, Berichterstattung und Informationsmanagement.
• Pflege von Verteilerlisten, Nutzung von Technologien und administrative Aufgaben.
• Unterstützung von Projekten und Schulungsinitiativen zur Verbesserung der Teamabläufe.
• Vertretung von Assistenten in anderen Geschäftsbereichen bei Bedarf.

Erforderliche Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen:

• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse mit starken Kommunikationsfähigkeiten.
• Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant mit erfolgreicher Verwaltung komplexer Kalender und Unterstützung von Führungskräften.
• Erfahrung im Umgang mit Kunden, professionelles Auftreten und effektive Kommunikation.
• Fachkenntnisse in der Organisation komplexer Reisen und Optimierung von Zeitplänen und Kosten.
• Hohe Detailgenauigkeit und Fähigkeit, unter Druck qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern.
• Starker Teamplayer mit positiver, lösungsorientierter Einstellung.
• Interesse an Technologie und Vertrautheit mit Spesensystemen.
• Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten und Verständnis für das Umfeld im Zahlungsverkehrsbankwesen.
• Fähigkeit, als Vorbild zu agieren, Professionalität zu wahren und die Einhaltung interner Richtlinien sicherzustellen.
• Proaktive Identifikation und Eskalation von Bedenken oder Problemen zur Wahrung der betrieblichen Integrität.

Bevorzugte Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen:

• Französisch und Italienisch sind von Vorteil