Leitungs- und Personalsekretär/in

Als Leitungs- und Personalsekretär/in am Gymnasium Chamblandes koordinieren und überwachen Sie die Aktivitäten des Sekretariats und unterstützen die Schulleitung administrativ und organisatorisch. Sie sind zudem für die administrative Personalverwaltung verantwortlich und sorgen für die Einhaltung der geltenden HR-Prozesse. Durch Ihre Organisationsfähigkeit, Ihre Eigeninitiative und Ihre Fähigkeit, Aktivitäten zu koordinieren, tragen Sie zum reibungslosen Ablauf der Einrichtung und zur kontinuierlichen Verbesserung der administrativen Leistungen bei.

• Organisation, Koordination und Überwachung der Sekretariatsaktivitäten sowie Führung und Begleitung des Verwaltungsteams
• Erarbeitung, Umsetzung und Aktualisierung administrativer Verfahren im Rahmen der Prozessoptimierung und kontinuierlichen Verbesserung
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Schulleitung, insbesondere bei Fristenmanagement, Vorbereitung von Dossiers und Nachverfolgung von Entscheidungen
• Administrative Personalverwaltung, insbesondere Personalakten, Rekrutierungen, Abwesenheiten, Lohn- und Gehaltsdaten sowie Weiterbildung
• Beratung und Unterstützung der Mitarbeitenden und der Schulleitung in administrativen und HR-Fragen in Zusammenarbeit mit der HR-Einheit der DGEP
• Rekrutierung, Betreuung und Ausbildung von Lernenden und Praktikant/innen im Sekretariat
• Koordination und Mitwirkung bei grossen Veranstaltungen der Einrichtung, insbesondere Schuljahresbeginn, Abschlussfeiern und Veranstaltungen
• Verwaltung der administrativen Kommunikation und Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und externen Partnern der Einrichtung

Für weitere Informationen konsultieren Sie bitte das Pflichtenheft, indem Sie hier klicken oder kontaktieren Sie Frau Morgane TORRAS, Leitungs- und Personalsekretärin, unter 021 557 46 61 oder per E-Mail: morgane.torras@vd.ch.

• Inhaber/in eines KV-Abschlusses, ergänzt durch ein eidgenössisches Diplom als Assistent/in der Geschäftsleitung
• Zertifikat als Personalassistent/in.
• Ausbildung als CFFE-Ausbilder/in.
• Erwünschte Zusatzqualifikation in Teamführung.
• Nachweisbare Berufserfahrung als Leitungssekretär/in in einem grossen Unternehmen oder im öffentlichen bzw. halböffentlichen Sektor, mindestens 7 Jahre.
• Fähigkeiten in der Teamführung, Verantwortungsbewusstsein und Entscheidungsfähigkeit
• Ausgezeichnete Organisations-, Analyse- und Synthesefähigkeiten mit einem ganzheitlichen Blick auf die Tätigkeiten
• Öffentliches Dienstleistungsbewusstsein, soziale Kompetenz, Diskretion und Kommunikationsfähigkeit mit verschiedenen Gesprächspartner/innen
• Selbstständigkeit, Flexibilität, Proaktivität und Fähigkeit, Prioritäten in einem dynamischen Umfeld zu setzen
• Sehr gute Kenntnisse der IT-Tools, insbesondere der Bürosoftware (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, FileMaker Pro usw.)

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