Executive Assistant

Wer wir sind

Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, alle Wissenschaft offen zu machen, damit die Forschungsgemeinschaft die Lösungen entwickeln kann, die wir alle brauchen, um gesund auf einem gesunden Planeten zu leben.

Frontiers ist einer der weltweit größten und einflussreichsten Forschungsverlage, der sich der offenen Zugänglichkeit von peer-reviewed, qualitätszertifizierter Wissenschaft verschrieben hat. Unsere Artikel wurden 4 Milliarden Mal angesehen, was die Kraft der Forschung widerspiegelt, die für alle offen ist.

Folgen Sie den untenstehenden Links, um mehr über unsere Arbeit zu erfahren.

www.frontiersin.org/about/annual-reports

www.youtube.com/watch?v=87ejFfnQzko

Was wir Ihnen bieten können

Bei Frontiers umfasst unser Arbeitsmodell für neue Rollen einen ausgewogenen Ansatz, der Zusammenarbeit durch regelmäßige Treffen in unseren Büro-Hubs an wichtigen Standorten fördert. Während wir Flexibilität schätzen, sind wir auch der Meinung, dass gemeinsame persönliche Zeit die Teamkultur, das Vertrauen und die Produktivität stärkt.

Wir bieten eine Reihe von Vorteilen an unseren globalen Standorten, darunter unter anderem:

• 4 zusätzliche Wellbeing-Tage zusätzlich zum bestehenden Jahresurlaub

• Zugang zu Lernplattformen und dedizierte Zeit für Lernen & Entwicklung

• Eine Reihe von Wellbeing-Initiativen, einschließlich kostenloser Online-Yogakurse und eines Mitarbeiterunterstützungsplans

• Mitarbeitende können jedes Jahr drei Tage für Freiwilligenarbeit einsetzen

• Zusätzliche Vorteile je nach Standort (z. B. Rentenplan und private Krankenversicherung)

Auswirkung der Rolle

· Kernmission: Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des Executive Office und umfassende administrative und projektbezogene Unterstützung der Mitglieder des Frontiers Executive Teams

· Umfang: Unterstützung der Mitglieder des Executive Teams bei allen täglichen Abläufen, strategischen Initiativen und externen Engagements. Verwaltung der operativen Effizienz des Executive Office.

· Wirkungsbereich: Ermöglicht den Mitgliedern des Executive Teams direkt, sich auf strategische Initiativen und Führungsangelegenheiten zu konzentrieren, indem komplexe Logistik, Kommunikation und administrative Aufgaben verwaltet werden. Verbessert den internen und externen Kommunikationsfluss und unterstützt kritische Projekte.

Hauptverantwortlichkeiten

· Kalenderverwaltung: Koordination, Verwaltung, Priorisierung und Lösung von Terminkonflikten über mehrere Zeitzonen hinweg für die Mitglieder des Executive Teams. Hohe Autonomie bei der täglichen Terminplanung.

· Kommunikation: Hauptansprechpartner; Entwurf, Korrektur und Bearbeitung von hochrangigen Mitteilungen, Berichten und Präsentationen. Bedeutender Einfluss auf die Vermittlung von Botschaften der Geschäftsführung.

· Koordination von Meetings & Präsentationen: Organisation und Vorbereitung von Materialien für Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen. Zusätzlich Organisation, Koordination und Teilen von Folien während Abteilungs- und Firmen-All-Hands-Meetings oder Show and Tells, um eine reibungslose Präsentation zu gewährleisten. Teilnahme an Meetings, Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben nach Bedarf. Hohe Autonomie bei der Vorbereitung und Durchführung von Meetings.

· Reiseplanung: Organisation umfassender Reisepläne, Bearbeitung von Änderungen/Problemen. Hohe Autonomie bei der Verwaltung komplexer Reise-Logistik.

· Administrative Unterstützung: Verwaltung vertraulicher Akten, Überwachung von Spesenabrechnungen. Verwaltung des E-Mail-Postfachs.

· Projektmanagement: Unterstützung bei Planung und Durchführung von Sonderprojekten, Überwachung von Zeitplänen, Bereitstellung von Updates. Direkte Beteiligung an operativen Aspekten von Projekten, Beitrag zu Zielsetzungen.

· Beziehungsmanagement: Aufbau und Pflege starker Beziehungen zu Stakeholdern, Förderung der Kommunikation.

· Veranstaltungsplanung und -unterstützung: Koordination der Logistik und Bereitstellung von Vor-Ort-Unterstützung bei Firmenveranstaltungen.

· Vertretungsunterstützung: Vertretung anderer Executive Assistants für Mitglieder des Executive Teams.

· Grad der Autonomie: Hoher Grad an Autonomie bei der Verwaltung der Terminplanung, Reisen, Kommunikation und Durchführung von Präsentationen der Mitglieder des Executive Teams während wichtiger Firmenmeetings, einschließlich Problemlösung bei Konflikten und unvorhergesehenen Problemen. Einfluss auf die Strategie: Indirekter Einfluss durch Ermöglichung der Konzentration der Mitglieder des Executive Teams auf strategische Angelegenheiten und direkter Einfluss durch Unterstützung bei Sonderprojekten und Verfassen von hochrangigen Mitteilungen.

Anforderungen

· Nachweisliche Erfahrung als Executive Assistant, insbesondere in internationalen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Dies gewährleistet Vertrautheit mit globalen Geschäftspraktiken und interkultureller Kommunikation.

· Starke Kompetenz im Umgang mit modernen Technologietools für Kommunikation, Terminplanung, Dokumentenmanagement und Projektverfolgung. Dies ist essenziell, um Führungskräfte effizient in einem schnelllebigen Umfeld zu unterstützen.

· Fähigkeit, eigenständig die Terminplanung, Reiseorganisation, Kommunikation und Präsentationen von Führungskräften zu verwalten. Die Rolle erfordert proaktives Problemlösen und die Fähigkeit, unvorhergesehene Probleme ohne ständige Aufsicht zu bewältigen.

· Geschick im Verfassen, Korrekturlesen und Bearbeiten von hochrangigen Mitteilungen, Berichten und Präsentationen. Muss in der Lage sein, Botschaften der Geschäftsführung klar und professionell zu vermitteln.

· Erfahrung in der Organisation von Meetings, Vorbereitung von Materialien, Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben. Fähigkeit, bei der Planung und Durchführung von Sonderprojekten zu unterstützen, Zeitpläne zu überwachen und Updates bereitzustellen.

· Fähigkeit, vertrauliche Akten zu verwalten, Spesenabrechnungen zu überwachen und sensible Informationen mit höchster Diskretion zu behandeln.

· Nachweisliche Fähigkeit, starke Beziehungen zu Stakeholdern aufzubauen und zu pflegen sowie eine effektive Kommunikation zwischen Teams zu fördern

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Bitte informieren Sie uns, wenn Sie besondere Unterstützung benötigen, um vollständig an unserem Bewerbungsprozess teilzunehmen. Sie können uns unter careers@frontiersin.org für weitere Unterstützung kontaktieren.
 

Chancengleichheitserklärung

Frontiers fördert aktiv Vielfalt und ist ein sicherer und einladender Arbeitsplatz. Die Rekrutierung erfolgt frei von Diskriminierung – einschließlich aufgrund von Rasse, nationaler oder ethnischer Herkunft, Alter, Religion, Behinderung, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder sexueller Orientierung. Mit Mitarbeitenden aus mehr als 50 verschiedenen Nationen schafft unsere Vielfalt lebendige Teams und fordert uns ständig heraus, mehrere Perspektiven wertzuschätzen.