Office Manager

Flexsis AG, Filiale Basel LS

Flexsis AG, Filiale Basel LS

Key information

  • Publication date:

    19 June 2024

  • Workload:

    100%

  • Contract type:

    Temporary

  • Place of work:

    4051 / Basel
EINFÜHRUNG
Flexsis ist ein Unternehmen der Interiman Group, einer der führenden Anbieter von Personaldienstleistungen in der Schweiz. Dank unseres soliden Fachwissens sowie den Kompetenzen innerhalb der Interiman Group bietet wir massgeschneiderte Lösungen in der Personalberatung an.
Für einen Kunden einen einführender Anbieter für die Planung und Überwachung von Bauprojekten suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung eine zuverlässige Persönlichkeit als
Office Manager (m/w/d) 100%
AUFGABENBESCHREIBUNGIn dieser Funktion unterstützen Sie Ingenieure während eines Bauprojekts für Laborbauten in Basel.
  • Unterstützung der Projektmitglieder durch effiziente Terminverwaltung, Meeting-Organisation und professionelle Korrespondenz.
  • Verwaltung der Büroeinrichtungen und -ausstattung sowie Koordination von Reparaturen und Wartungen.
  • Unterstützung im Rekrutierungsprozess, inklusive Onboarding und Pflege der Mitarbeiterakten.
  • Überwachung der Büroausgaben, Verfolgung von Rechnungen und Erstellung präziser Finanzberichte.
  • Förderung der internen Kommunikation zwischen Abteilungen sowie Koordination von Meetings und Reisen.
  • Pflege und Organisation von Büroakten und wichtigen Dokumenten.
  • Kontaktpflege mit Lieferanten, Verhandlung von Verträgen und Überwachung der Servicequalität.
  • Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften im Büro.
  • Identifizierung und Lösung betrieblicher Probleme sowie Umsetzung von Prozessverbesserungen.
ERFORDERLICHES PROFIL
  • Sie haben bereits fundierte Erfahrungen als Office Manager im Projektumfeld gesammelt und kennen die speziellen Herausforderungen dieser Rolle.
  • Sie sind eine dynamische und selbstständige Persönlichkeit, die gerne praktisch anpackt und Eigeninitiative zeigt.
  • Das Priorisieren und Bewältigen von Aufgaben in stressigen Situationen liegt Ihnen besonders gut. Sie behalten auch in hektischen Zeiten einen kühlen Kopf und den Überblick.
  • Sie zeichnen sich durch Ihre Fähigkeit aus, stets den Überblick zu behalten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen.
  • Sie verfügen über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sodass Sie in beiden Sprachen sicher kommunizieren können.
Die Stelle ist bis zum Projektende ca.Ende Juli 2025 befristet.

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  • Flexsis AG, Filiale Basel LS

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