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Bewerbungsdossier

Dem Bewerbungsdossier ist grosse Beachtung zu schenken, denn es sagt mehr über den Bewerber aus, als er denkt. Darum gilt auch hier: Der erste Eindruck ist entscheidend.

Trotz fortschreitender Digitalisierung ist die klassische Bewerbungsmappe nach wie vor Standard. Und das ist drin:

Lebenslauf oder CV

Kernstück jeder Bewerbung ist der Lebenslauf oder das Curriculum Vitae, kurz: CV. Achtung: «Normalsterbliche» sollten den Titel «Lebenslauf» verwenden, «Curriculum Vitae» ist eigentlich nur Akademikern vorbehalten.

Der Lebenslauf muss von Anfang an überzeugen, sonst liest der Personalchef keine Zeile weiter. Selbst eine liebevoll gestaltete Präsentationsmappe nützt da null und nichts mehr. Maximal drei Seiten sollten für den Lebenslauf genügen.

Wichtig: Für die Gestaltung des Lebenslaufes gibt es keine allgemeingültige Form. Besser ist es, wenn er auf das jeweilige Anforderungsprofil zugeschnitten wird. (siehe Beispiele/Vorlagen).

Ein Lebenslauf listet tabellarisch oder in Stichworten alle sachlichen Informationen über den Kandidaten auf: Personalien, Schul-, Berufs- und Studienbildung, berufliche Stationen und Berufserfahrung, Sprach- und EDV-Kenntnisse, Referenzen. Unter Umständen auch nebenberufliche Tätigkeiten und Hobbys, sofern sie gut zum Job passen. Discobesuche und Fernsehen gucken bringen den Personalchef nur zum Gähnen; interessieren könnten ihn aber Verbandstätigkeiten oder politisches Engagement. Stets mit den aktuellsten Daten beginnen; bei der Schulbildung kommt die Primarschule ganz nach hinten! Ebenfalls aufgeführt wird das Eintrittsdatum, wobei hier meist der Vermerk «Nach Vereinbarung» verwendet wird.

Immer häufiger wird der Lebenslauf auch mit einem kleinen Abschnitt ergänzt, in dem der Kandidat seine persönliche und berufliche Motivation beschreibt und auf besondere Fähigkeiten hinweist. Wenn Sie diesen Abschnitt mit dem verheissungsvollen Titel «Was Sie sonst noch von mir wissen sollten» versehen, machen Sie den Personalchef neugierig, was Sie über sich zu sagen haben.

Der Personalchef wird eine Zeitfolge- und Positionsanalyse Ihres Lebenslaufes durchführen. Die Zeitfolgeanalyse erstellt er, um möglichen Lücken in Ihrer Biografie auf die Spur zu kommen. «Weisse Flecken» verheissen nichts Gutes. Wenn Sie doppelt so lange studiert haben wie Ihre Kommilitonen, wenn Sie zwischen Lehrabschluss und erster Arbeitstätigkeit ein «Loch» haben, dann sollten Sie die Zeit sinnvoll dokumentieren, beispielsweise mit Auslandaufenthalt oder Weiterbildung. Bei der Positionsanalyse hingegen will der Personalchef herausfinden, wie Ihr Auf-, Ab- oder Umstieg im Beruf verlief: gradlinig und mit rotem Faden oder sprunghaft ohne grossen Zusammenhang.

Foto

Es kann gar nicht genug betont werden: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. In der Bewerbung gilt es als das emotional stärkste Element und zeigt auch, wie Sie den potenziellen Arbeitgeber repräsentieren wollen. Leisten Sie sich bei einem spezialisierten Porträtfotografen ein professionelles Bild. Er berät Sie zudem in Bezug auf Kleidung, Frisur, Blick in die Kamera, Kopfhaltung und all die anderen feinen Details, die es zu beachten gibt. Passbilder aus dem Automaten haben in einer Bewerbung nichts verloren, private Bilder vom letzten Strandurlaub schon gar nicht.

Arbeitszeugnisse

Arbeitszeugnisse sind für den Personalchef eine von verschiedenen Entscheidungsgrundlagen. Sie vermitteln ihm einen Eindruck, wie Ihre Leistung und Ihr Verhalten an früheren Arbeitsplätzen waren, und belegen auch, dass die Angaben im Lebenslauf nicht frei erfunden sind. Es ist deshalb wichtig, dass Sie alle Zeugnisse beilegen und somit Ihre beruflichen Tätigkeiten lückenlos belegen können. Keine Originale beilegen, nur Kopien!

Diplome/Bestätigungen

Auch hier nur Kopien versenden. Legen Sie Ihrer Bewerbung nur jene Diplome und Zertifikate, die relevant für den neuen Job sind – sie sollten möglichst nicht mehr als zehn Jahre alt sein. Wenn ein 55-Jähriger nebst Fachdiplom noch sein Maturzeugnis beilegt, wirkt das merkwürdig. Der höchste Ausbildungsabschluss muss aber immer beigelegt werden.

Weitere Unterlagen

Es gibt Bewerbungen, da reichen die üblichen Unterlagen nicht aus. Das ist dann der Fall, wenn ausdrücklich eine Handschriftenprobe oder ein spezieller Führerausweis verlangt ist, es können auch Arbeitsproben (z. B. bei Textberufen) sein.

Referenzen

Sobald Ihre Bewerbung in die engere Wahl kommt, erkundigen sich viele Personalchefs bei einem Ihrer vorangegangenen Arbeitgebern, ob Sie nun wirklich so toll waren, wie es Ihr Angebot verspricht. In der Regel genügt es, wenn Sie drei Referenzpersonen angeben. Ein ungeschriebenes Gesetz verlangt, dass der Personalchef nur jene Personen kontaktieren darf, die Sie in der Referenzliste aufgeführt haben, und bei denen müssen Sie sich vorgängig erkundigen, ob sie bereit sind, eine Referenz abzugeben. Informieren Sie sie auch, von wem und wann sie mit einer Anfrage rechnen müssen. Wichtig: Die Referenzpersonen dürfen nur Angaben zu Ihrer Leistung und Ihrem Verhalten am Arbeitsplatz machen, alles andere ist unseriös. Als Referenzpersonen kommen nebst Arbeitgebern auch ehemalige Arbeitskollegen in Frage, bei Absolventen möglicherweise der Professor, bei Verbandsmitgliedern der Präsident oder bei Sportlern der Trainer.

Bewerbungsschreiben, Motivationsschreiben, Begleitschreiben

Oft der Türöffner. Ein überzeugend verfasstes und auf den Job zugeschnittenes Bewerbungsschreiben, das Sie mit den Unterlagen einsenden, entscheidet in vielen Fällen, ob Ihr Dossier überhaupt näher angesehen wird. Kurze, prägnante Briefe haben mehr Chancen als Romane, eine Gliederung in vier Abschnitte ist optimal. Beschreiben Sie, warum Sie sich für die Stelle interessieren, welche Qualifikationen und Motivationen Sie für den Job mitbringen, und geben Sie einen Grund für den Stellenwechsel an. Ihre Bereitschaft für ein persönliches Gespräch muss ebenfalls enthalten sein. Wenn Sie zuvor mit der Personalstelle telefoniert haben, nehmen Sie Bezug darauf, indem Sie Datum und Name des Gesprächspartners erwähnen. Denken Sie daran, dass Schreibstil und Tonalität Ihres Bewerbungsschreibens bereits Aufschluss über Ihre Professionalität und Persönlichkeit geben. Mit banalen Allerweltsformulierungen und Floskeln wie: «Ich beziehe mich auf Ihre Stellenanzeige» landen Sie sofort bei den Absagen.

Muster Einleitung:

Durch meine langjährige Tätigkeit als (...) kenne ich den hervorragenden Ruf Ihres Unternehmens und Ihrer Produktpalette. Umso mehr freue ich mich, Ihnen meine Mitarbeit als (...) anzubieten. Für die ausgeschriebene Position des ... bringe ich die Qualifikationen und Erfahrungen mit, die Sie suchen. So habe ich.../bin ich...

Muster zusätzliche Qualifikationen:

Neben vorzüglichen SAP/ABAP4-Kenntnissen bringe ich durch meine früheren Positionen als Leiter EDV und Organisationsprogrammierer einen sehr breiten Erfahrungshintergrund an Unternehmensprozessen und allen diesbezüglichen administrativen Aufgaben mit. Daher kann ich Ihnen und Ihren Kunden auch in allgemeinen IT-bezogenen Beratungsaufgaben einen entsprechenden Mehrwert bieten. In meinen zahlreichen internationalen Projekteinsätzen habe ich zudem bis zu 50 Mitarbeiter koordiniert und viele spontane, innovative sowie sehr effektive Lösungen entwickelt und erfolgreich eingesetzt.

Muster Schluss:

Über eine Einladung zu einem persönlichen Gespräch freue ich mich.

Bewerbungsmappe

Eher neutrale oder lieber aufwendig gestaltete Bewerbungsmappe? Mit der äusseren Erscheinung kann sich Ihre Bewerbung von der Konkurrenz abheben. Doch wie Sie die Mappe auch gestalten, sie sollte zum Jobprofil passen und Ihre Persönlichkeit unterstreichen. Vermeiden Sie jedoch allzu viel Originalität, letztlich geht es ja um den Inhalt. Eine Ausnahme bilden kreative Berufe, bei denen die Mappe bereits wie eine erste Arbeitsprobe gehandelt wird. Allen Bewerbungen gemeinsam ist jedoch der rote Faden von der ersten bis zur letzten Seite. Glitzerumschlag mit erzkonservativem Inhalt wirken wie eine Faust aufs Auge. Von Plastikmappen sollte man auch die Finger lassen. Tipp: Lassen Sie sich in der Papeterie beraten.

Bewerbung fertig? Ein letzter Blick ist jetzt wichtig:

  1. Prüfen, ob die Unterlagen vollständig sind, inkl. Kopien
  2. Unterlagen mehrmals auf Fehler korrekturlesen
  3. Adresse inkl. Name des Personalverantwortlichen müssen auf allen Unterlagen korrekt und einheitlich geschrieben sein
  4. Eine einheitliche Schrift wählen, diese kann zwar in der Grösse variieren, Grundschrift idealerweise 12 Punkt gross
  5. Jahres- und Monatszahlen stets gleich festhalten, Beispiel: 10/2007
  6. Schreibweisen beim Namen vereinheitlichen, Beispiel: Jürg P. Huber oder Jürg Peter Huber
  7. Festen Umschlag verwenden und ausreichend frankieren

Die andere Seite
Interview mit Werner Blumer, Personalberater und Inhaber Real Personal Werner Blumer AG, Zürich (http://www.realpersonal.ch)

jobs.ch: Welches sind die häufigsten Fehler in Bewerbungsdossiers?
Werner Blumer: Häufige und auch krasse Fehler sind das Spreizen von Jahreszahlen, um arbeitslose Phasen zu kaschieren, sowie die Nichtdeklaration von "Löchern" im Lebenslauf. Fliegen diese auf, endet dies unweigerlich in einer Absage. Ein weiterer Fehler sind zu umfangreiche Lebensläufe von fünf und mehr Seiten. Diese sind meist unübersichtlich und langweilig.

jobs.ch: Was darf im Bewerbungsdossier keinesfalls fehlen?
Werner Blumer: Ich sehe immer wieder Bewerbungen, welche unvollständig sind. Darauf aufmerksam gemacht, bekomme ich von den Kandidaten zu hören: "Ich dachte die Zeugnisse der letzten 10 Jahre genügen." Das ist natürlich nicht richtig. Sämtliche Zeugnisse gehören ins Bewerbungsdossier. Fehlende Zeugnisse lösen nur unnötige Fragen aus.

jobs.ch: Ist ein Foto Pflicht oder Kür?
Werner Blumer: Ich persönlich erachte ein Foto nicht für zwingend, schätze es aber, wenn eines dabei ist. Auch unsere Auftraggeber verlangen eher selten ein Foto einer Kandidatin oder eines Kandidaten. Wenn man ein Foto beilegt, muss es jedoch qualitativ top sein. Und es sollten nur Porträts und keinesfalls Fotos zum Beispiel aus den Ferien verwendet werden. Während des persönlichen Gesprächs mit dem Kandidaten, der Kandidatin mache ich allerdings immer ein Bild, sozusagen als Gedankenstütze für mich.

jobs.ch: Wie wichtig ist die Präsentation der Bewerbung? Welche Infos gewinnen Sie daraus?
Werner Blumer: Die Präsentation ist für mich nicht das Wichtigste, und ich gewinne keine nennenswerten Informationen daraus. Zumindest nicht, wenn es sich nicht um kaufmännische Stellen handelt. Nach wie vor geht es mir um den eigentlichen Inhalt, und wichtig ist deshalb einzig eine einheitliche und übersichtliche Struktur in den Unterlagen. Wir erhalten zum Teil Dossiers welche mehrfach verpackt sind. Wenn man diese noch kopieren muss braucht man schon beinahe handwerkliches Geschick, um alles auseinander zu nehmen.

Beispiele/Vorlagen

Europäischer Musterlebenslauf: europass.cedefop.europa.eu
Lebenslaufmodelle als PDF: karriere.ch


Literatur

 

Links