Executive Assistant & Project Coordinator (all genders)

• Projektkoordination & Management: Sie steuern sämtliche Prozesse rund um Such- und Beratungsmandate, halten alle Fäden in der Hand und sorgen für einen reibungslosen Ablauf – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum erfolgreichen Abschluss. Sie sind das „Bindeglied“, das interne Teams und externe Partner:innen zusammenbringt und stets den Überblick behält.
• Kommunikation & Dokumentation: Sie übernehmen die Verantwortung für die Kommunikation mit Klient:innen und Kandidat:innen, erstellen und bearbeiten hochwertige Dokumente (Pitch Decks, Offerten, Rollenspezifikationen, Statusmemos etc.) und sorgen für eine professionelle Aussendarstellung.
• Beziehungsmanagement: Sie bauen nachhaltige Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern auf und sind als zentrale Ansprechperson für alle Beteiligten präsent – sowohl im Büro als auch virtuell.
• Informations- & Datenmanagement: Sie pflegen die globale Datenbank, sorgen für die korrekte Abbildung aller Projektschritte und unterstützen bei der Rechnungsstellung sowie Spesenabrechnung.
• Business Development: Sie unterstützen die Berater:innen bei der Entwicklung neuer Geschäftsmöglichkeiten, planen Events und bringen eigene Ideen ein.
• KI & Digitalisierung: Sie bringen Erfahrung im Umgang mit KI-basierten Tools mit und haben den Willen, als Vorreiter:in neue digitale Lösungen im Büro zu etablieren und das Team in diesem Bereich zu inspirieren.

• Sie sind eine motivierte, engagierte und kommunikative Persönlichkeit, die auch in stressigen Situationen den Überblick behält und mit Humor überzeugt.
• Sie arbeiten eigenständig, zuverlässig und strukturiert, setzen klare Prioritäten und handeln proaktiv.
• Sie verfügen über mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung als Projektassistent:in oder Executive Assistant, idealerweise im Dienstleistungsumfeld.
• Sie sind versiert im Umgang mit Führungspersönlichkeiten auf C-Level und bringen fundierte digitale Kompetenzen sowie sehr gute MS Office-Kenntnisse mit.
• Sie haben stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie sind vertraut mit KI-basierten Tools und möchten eine Vorreiterrolle in deren Anwendung übernehmen.
• Sie sind ein echter Teamplayer und geben dem Team durch Ihre positive Energie zusätzlichen Schwung.
• Sie verfügen über eine eigenständige, zuverlässige und strukturierte Vorgehensweise, ein hohes Mass an Eigeninitiative und eine schnelle Auffassungsgabe für die hohe Komplexität der oft zeitkritischen Aufgaben.
• Sie sind es gewohnt, exakt und sehr genau zu arbeiten. Sie haben einen sehr hohen Qualitätsanspruch und den Blick für das Detail.
• Sie sind sich der höchsten Vertraulichkeit und Sensitivität der Daten und Informationen bewusst und wahren diese mit ihrer loyalen und diskreten Art.

Bei uns können Sie sich entwickeln – persönlich wie fachlich!

Sie erwartet:

• Ein diverses und inklusives Umfeld mit flachen Hierarchien und offenen Türen 
• Die Dynamik eines internationalen Unternehmens mit einer team- und werteorientierten Kultur
• Selbstständiges Arbeiten, die Freiheit, eigene Ideen einzubringen und eine offene und transparente Kommunikationskultur
• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag, ein modernes und zentral gelegenes Büro und spannende internationale Projekte