Assistenz der Geschäftsleitung & Sekretariat

Über den Job

The Culture Institute ist eine kleine, engagierte, Unternehmensberatung mit Schwerpunkt Unternehmenskultur im Herzen von St. Gallen. Zur Ergänzung unseres Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine Assistenz der Geschäftsleitung & Sekretariat 20-30 % vor Ort / hybrid (typischerweise jeweils montags im Office in St. Gallen plus ergänzend Home Office).

Kultur entscheidet, wie Organisationen handeln, führen und sich verändern. Wir machen Kulturmuster sichtbar und helfen Unternehmen, sie gezielt so zu gestalten, dass Strategie, Zusammenarbeit und Wandel wirksam werden.

Aufgaben

• Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung und dem Team zusammen und stellst sicher, dass administrative Themen effizient, diskret und zuverlässig laufen
• Du verantwortest administrative Aufgaben rund um Finanz- und Rechnungswesen
• Du begleitest organisatorische Themen rund um Mitarbeitende, Ein- und Austritte sowie interne Prozesse
• Du koordinierst Termine, Kalender, Meetings und interne Abläufe
• Du koordinierst digitale Tools, Zugänge und administrative Schnittstellen
• Du sorgst für Struktur, Übersicht und Verlässlichkeit in der elektronischen und physischen Ablage
• Du kümmerst dich um organisatorische Themen rund um das Office und interne Infrastruktur
• Du verantwortest die Organisation von Team-Events und internen Anlässe

Qualifikation

• Fundierte kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder Administrationsfunktion
• Flexibilität, schnelle Anpassung an neue Situationen und Freude an einem vielseitigen und dynamischen Arbeitsumfeld
• Hohe Selbstorganisation – strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freude daran, Dinge zu koordinieren, zu organisieren und Verantwortung zu übernehmen
• Erfahrung in Buchhaltung oder in administrativen Prozessen des Finanz- und Rechnungswesens
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit gängigen Officeanwendungen
• Diskretion, Professionalität und ein gutes Gespür für Menschen und Situationen
• Interesse an Organisationskultur, Leadership und Zusammenarbeit

Benefits

• Flexible Arbeitsweise mit Homeoffice-Möglichkeiten – hohe Vereinbarkeit mit verschiedenen Lebenssituationen und Familie
• Enge Zusammenarbeit und flache Hierarchien in einem kleinen, engagierten Team mit viel Flexibilität und Eigenverantwortung
• Kreative Atmosphäre, offenes, inspirierendes Umfeld
• Attraktive Sozialleistungen, Handy, Laptop und ein schönes Büro in der St. Galler Altstadt
• Einblick in spannende Projekte mit namhaften Organisationen aus Wirtschaft, Verwaltung und Sicherheit