Senior Executive Assistant, Operations & Projects

Über den Job

Senior Executive Assistant, Operations & Projects (70–100 %)

Medicalculis GmbH | Zürich | Hybrid

Über uns

Medicalculis ist ein innovatives Schweizer Unternehmen mit einem klaren Ziel: die Berechnung ärztlicher Mehrleistungen im Bereich der Spitalzusatzversicherung (VVG) einfacher, transparenter und effizienter zu gestalten. Mit unserer modernen, praxisnahen Kalkulationshilfe unterstützen wir Ärztinnen und Ärzte, Kliniken und Versicherer. Dabei verbinden wir fundiertes Fachwissen mit neuen Ideen, hinterfragen bestehende Ansätze und entwickeln unsere Lösungen kontinuierlich weiter.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene, engagierte und vorausschauende Persönlichkeit mit einem ausgeprägten Sinn für Genauigkeit und Qualität. Sie unterstützen ein Mitglied unserer Geschäftsleitung im Arbeitsalltag und übernehmen gleichzeitig eigenständig organisatorische und operative Aufgaben.

Sie übernehmen gerne Verantwortung, denken mit, behalten den Überblick und haben Freude daran, Dinge zuverlässig und selbstständig voranzubringen? Dann könnten Sie gut zu uns passen.

Ihre Aufgaben

Executive Assistance & Management Support

• Sie unterstützen ein Mitglied der Geschäftsleitung umfassend im operativen Tagesgeschäft und übernehmen eigenständig organisatorische sowie fachlich anspruchsvolle Aufgaben.
• Sie bereiten Informationen, Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und weitere Geschäftsunterlagen strukturiert und adressatengerecht auf.
• Sie koordinieren die interne und externe Kommunikation, bearbeiten ausgewählte Anfragen und Abklärungen selbstständig und stellen einen professionellen Informationsfluss sicher.
• Sie organisieren und begleiten Sitzungen, dokumentieren Ergebnisse und sorgen für die konsequente Nachverfolgung von Beschlüssen, Pendenzen und Fristen.

Operations & Projektkoordination

• Sie übernehmen eigenständig operative Aufgaben sowie ausgewählte interne und externe Projekte und begleiten diese von der Abklärung bis zur Umsetzung.
• Sie koordinieren bereichsübergreifende Themen, stimmen sich mit internen Fachpersonen und externen Partnern ab und stellen eine zuverlässige Umsetzung sicher.
• Sie arbeiten sich in unterschiedliche betriebliche und fachliche Fragestellungen ein, bereiten Sachverhalte auf und unterstützen bei der Erarbeitung pragmatischer Lösungen.
• Sie erkennen Optimierungspotenziale in bestehenden Abläufen, bringen Verbesserungsvorschläge ein und setzen diese nach Möglichkeit selbstständig um.

Ihr Profil

• Abgeschlossenes FH-Studium oder HF-Abschluss; alternativ eidgenössischer Fachausweis als Executive Assistant.
• Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Koordinations-, Projekt- oder operativen Funktion.
• Ausgeprägtes organisatorisches und analytisches Verständnis sowie die Fähigkeit, sich rasch in neue, auch fachlich komplexere Themen einzuarbeiten.
• Eine äusserst strukturierte, präzise und sorgfältige Arbeitsweise mit einem hohen Qualitätsanspruch und ausgeprägtem Blick fürs Detail.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten selbstständig zu setzen.
• Eigeninitiative, unternehmerisches Denken und Freude daran, Aufgaben nicht nur zu koordinieren, sondern aktiv voranzubringen und Lösungen umzusetzen.
• Eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, sowohl anspruchsvolle fachliche Aufgaben als auch die damit verbundenen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten zuverlässig zu übernehmen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln.
• Offenheit gegenüber neuen Technologien und Interesse daran, digitale Möglichkeiten zur Vereinfachung und Verbesserung von Arbeitsabläufen einzusetzen.

Erfahrungen oder Berührungspunkte mit dem Versicherungs- oder Gesundheitswesen sind willkommen, jedoch keine Voraussetzung. Wichtiger sind uns Ihre Persönlichkeit, Ihr Urteilsvermögen und Ihre Fähigkeit, sich selbstständig in neue Themen einzuarbeiten.

Das erwartet Sie

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Vertrauensposition mit direkter Zusammenarbeit mit einem Mitglied der Geschäftsleitung.
• Eine abwechslungsreiche Kombination aus Executive Assistance, Organisation und operativen Aufgaben.
• Spannende Einblicke in unterschiedlichste Unternehmensbereiche – von rechtlichen und vertraglichen Fragestellungen über unternehmerische Entscheidungen bis hin zur Weiterentwicklung unserer digitalen Lösungen – mit der Möglichkeit, sich aktiv einzubringen und mitzuwirken.
• Ein unternehmerisches Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Kommunikation.
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen, Abläufe zu verbessern und Themen eigenständig voranzutreiben.
• Flexible Arbeitsgestaltung mit einer Kombination aus Büropräsenz und Homeoffice.
• Ein spannendes Geschäftsfeld an der Schnittstelle von Gesundheitswesen, Versicherungen und digitalen Technologien.