Assistenz der Geschäftsleitung / Büroleiter(in) in einem Architekturbüro.

Über den Job

Sie spielen eine Schlüsselrolle im Herzen des Betriebs unseres Architekturbüros, indem Sie an der Initiierung von Projekten und neuen Strukturen mitwirken.

Wir suchen eine motivierte Assistenz der Geschäftsleitung / Büroleiter(in), die direkt mit der Geschäftsführung zusammenarbeitet und die administrative Überwachung mehrerer Strukturen zentralisiert.

Sie übernehmen eine übergreifende Funktion und sind die Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung, der Treuhand, den Anwälten, Versicherungen, Banken, Mitarbeitenden, Bereichsleitern und Projektleitern.

Wir wünschen uns vor allem eine organisierte, gewissenhafte, reaktionsschnelle und selbstständige Person mit Eigeninitiative, die Dringlichkeiten erkennt und sicherstellt, dass die verschiedenen Akten fristgerecht vorankommen.

Ihre Aufgaben

 1. Hauptansprechpartner der Treuhand.

• Monatliche Zentralisierung, Ablage und Weiterleitung aller für die Treuhand notwendigen Unterlagen (MwSt, Steuern, Sozialabgaben, Rechnungen, Belege…);
• Verfolgung und Bezahlung der Spesenabrechnungen;
• Verfolgung der Anfragen des Büros und deren ordnungsgemässe Bearbeitung.

2. Administrativer Bereich

• Leitung des administrativen Bereichs: 1 Mitarbeiterin;
• Ausfüllen und Aktualisieren der monatlichen Übersichtstabellen zu Zahlen, Liquidität und Rechnungsstellung;
• Erstellung und Versand der Rechnungen basierend auf den genehmigten Daten;
• Aufbewahrung und Ablage der Verträge;
• Verwaltung der Dokumentenbasis.

 3. Banken und Liquidität

• Erkennung ungewöhnlicher Bewegungen und sofortige Benachrichtigung der Geschäftsleitung;
• Suche nach Belegen zu den Transaktionen;
• Vorbereitung der Überweisungen zur Genehmigung durch die Geschäftsleitung.

4. Personalwesen 

• Administrative Anlaufstelle für Mitarbeitende und Verantwortliche und Beantwortung von Informationsanfragen;
• Erfassung der Lohnvariablen: Abwesenheiten, Ferien, Prämien usw.;
• Erstellung der Löhne für 25 Mitarbeitende mit Unterstützung der Treuhand;
• Überwachung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, Verwaltung von Überstunden;
• Verfolgung von Eintritten / Austritten, Probezeiten, Zentralisierung der für Einstellungen notwendigen Dokumente;
• Führung der individuellen Personalakten: Aufbewahrung der Arbeitsverträge und HR-Dokumente;
• Erledigung der Formalitäten bei der SUVA, Krankenversicherung… und Verfolgung der Akten.

Das Ziel ist es, jederzeit einen klaren Überblick über die administrative Situation zu haben und mögliche Hindernisse frühzeitig zu erkennen.

5. Allgemeine Koordination

• Zentralisierung der Informationen von der Geschäftsleitung und den Bereichsleitern;
• Weiterleitung der Anfragen an die richtigen Ansprechpartner;
• Erstellung von Zusammenfassungen und Berichten für die Geschäftsleitung: Dokumentenrecherchen…;
• Vorbereitung und Aktualisierung der verschiedenen Übersichtstabellen;
• Führung eines Kalenders mit wichtigen Fristen;
• Erinnerung von Mitarbeitenden, Verantwortlichen, Lieferanten, Banken, Treuhand, Versicherern und Anwälten;
• Vorbereitung der Akten und Unterlagen für Termine und verschiedene Sitzungen (Banken, Anwälte, Treuhand, Versicherungen…);
• Verfolgung der nach jedem Termin beschlossenen Massnahmen;
• Aufbewahrung und Organisation vertraulicher Dokumente und wichtiger Akten;
• Erkennung von Dringlichkeiten und schnelle Weiterleitung an die Geschäftsleitung;
• Regelmässige Berichterstattung an die Geschäftsleitung über Fristen, Blockaden, offene Forderungen, Rechtsstreitigkeiten und ausstehende Massnahmen.

Gesuchtes Profil

Wir suchen eine Person mit idealerweise nachgewiesener Erfahrung in einer ähnlichen Position in der Assistenz der Geschäftsleitung, administrativen Verwaltung, Buchhaltung oder KMU-Management. (Der Bau- oder Architektursektor wäre von Vorteil)

Mit einer administrativen Ausbildung (eidgenössisches Diplom als Assistent(in) der Geschäftsleitung oder KMU-Manager(in) oder als gleichwertig anerkannte höhere Ausbildung) sollten Sie besonders sicher sein in:

• Organisation und Verfolgung mehrerer Akten gleichzeitig: Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und im Team zu arbeiten;
• Gewissenhaftigkeit, Genauigkeit und Organisationsvermögen;
• Bürosoftware (Microsoft Office) und Übersichtstabellen;
• Ausgezeichnete Französischkenntnisse, schriftliche Gewandtheit;
• Gutes Kontaktvermögen: Austausch mit Behörden, Treuhand…;
• Freude an kollaborativer Arbeit und Dienstleistungsorientierung;
• Administrative HR-Betreuung;
• Dokumentenverwaltung und Ablage;
• Erinnerungen und Einhaltung von Fristen;
• Deutschkenntnisse sind von Vorteil.

Über die fachlichen Kompetenzen hinaus wünschen wir uns eine motivierte Person mit Lernbereitschaft, Zuverlässigkeit, Struktur, Selbstständigkeit, Reaktionsfähigkeit und höchster Gewissenhaftigkeit.

Sie müssen in der Lage sein, eine Anomalie oder Dringlichkeit zu erkennen und diese unverzüglich der Geschäftsleitung zu melden, dabei aber auch proaktiv Vorschläge zu machen.

Vertraulichkeit ist unerlässlich angesichts der Art der finanziellen, sozialen, bankbezogenen und rechtlichen Informationen, auf die Sie Zugriff haben werden.

Warum zu uns kommen?

• Sie arbeiten in einer menschlichen Struktur, in der Ideen, Proaktivität und Initiative geschätzt werden.
• Sie beteiligen sich an vielfältigen und spannenden Projekten.
• Sie werden Teil eines dynamischen, freundlichen und leidenschaftlichen Teams.

Interessiert? Senden Sie uns Ihre Bewerbung (Lebenslauf + Motivationsschreiben) – wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!