Assistenz CEO & Geschäftsleitung 80-100% (m/w/d)

Über den Job

Organisieren. Koordinieren. Vorausdenken. Ermöglichen.

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützt du den CEO (VP CA CH) sowie ausgewählte Mitglieder der Geschäftsleitung als verlässliche Ansprechperson und organisatorisches Rückgrat. Du steuerst Informationsflüsse, koordinierst komplexe Abläufe und stellst sicher, dass sich das Management auf strategische und geschäftskritische Themen konzentrieren kann. Mit deiner empathischen, diskreten und vertrauenswürdigen Art schaffst du Verbindungen, förderst eine offene Zusammenarbeit und bist eine geschätzte Ansprechperson für interne und externe Stakeholder.

Region: Zürich

Anstellung: Unbefristet

Pensum: 80-100%

Aufgabe

Termin- & Stakeholdermanagement

• Du steuerst den Kalender des VP CA CH vorausschauend, setzt Prioritäten und koordinierst anspruchsvolle Termine mit internen und externen Stakeholdern

• Du behältst den Überblick über Meetings und Entscheidungen, klärst Ziele, Erwartungen und Entscheidungsbedarf im Vorfeld und stellst sicher, dass alle relevanten Unterlagen rechtzeitig vorliegen

• Du planst und koordinierst nationale und internationale Geschäftsreisen und stellst auch bei kurzfristigen Änderungen einen reibungslosen Ablauf sicher

Sitzungs- & Entscheidungsmanagement

• Du organisierst und koordinierst Geschäftsleitungssitzungen, Workshops, Offsites, Townhall Meetings sowie weitere Veranstaltungen von der Planung bis zur Nachbereitung

• Du bereitest Traktanden, Präsentationen, Briefings und Entscheidungsgrundlagen professionell auf und sorgst dafür, dass Beschlüsse, Pendenzen und Follow-ups konsequent nachverfolgt werden

• Du koordinierst Eskalationen, Direktionsreklamationen und Sonderaufgaben, behältst Fristen im Blick und stellst eine professionelle Nachverfolgung sicher

Kommunikation & Zusammenarbeit

• Du verfasst und koordinierst Korrespondenz sowie Kommunikationsunterlagen in Deutsch und Englisch und unterstützt einen adressatengerechten Informationsfluss

• Du unterstützt den VP und die Geschäftsleitung bei internen und externen Kommunikationsaktivitäten und bereitest relevante Briefings und Mitteilungen vor

• Du bist eine verlässliche Ansprechperson für ausgewählte Geschäftsleitungsmitglieder und unterstützt diese in organisatorischen, administrativen und bereichsübergreifenden Themen

• Du organisierst Kunden-, Partner-, Konzern- und VIP-Besuche und sorgst für einen erstklassigen Auftritt nach innen und aussen

Administration & Organisation

• Du unterstützt in administrativen und finanziellen Themen wie Budget- und Kostenstellenmanagement, Rechnungsverarbeitung sowie Sponsoring- und Aktivitätenbudgets

• Du koordinierst den Onboarding-Prozess neuer Geschäftsleitungsmitglieder und stellst einen professionellen und strukturierten Einstieg sicher

• Du pflegst und optimierst Vorlagen, Dokumentationen sowie zentrale Ablagestrukturen und trägst zu einer effizienten Zusammenarbeit bei

Professionalität & Weiterentwicklung

• Du agierst jederzeit professionell, diskret und vertrauenswürdig im Umgang mit sensiblen und geschäftskritischen Informationen

• Du bringst Ideen zur Weiterentwicklung von Prozessen, digitalen Arbeitsweisen und organisatorischen Standards ein und setzt Optimierungen aktiv um

• Du übernimmst flexibel zusätzliche Aufgaben und Projekte und passt deine Schwerpunkte den aktuellen geschäftlichen Anforderungen an

Was wir bieten

• Eine spannende Arbeitsstelle beim führenden Haushaltsgeräteanbieter in unbefristeter Anstellung & mit attraktiven Anstellungsbedingungen

• Ein modernes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten & hybriden Arbeiten

• Kontinuierliche persönliche Entwicklungsmöglichkeiten mit einer steilen Lernkurve durch ein System von Training, Coaching, Mentoring und on-the-job-learning. Zugang zu regelmässigen Schulungen und Zertifizierungen, um die eigenen Fähigkeiten zu erweitern und auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben

Kenntnisse & Erfahrungen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich Direktionsassistenz, Executive Assistance oder eine vergleichbare Qualifikation

• Mehrere Jahre Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion auf Executive- oder Geschäftsleitungsebene

• Routine in der Erstellung von Präsentationen, Briefings, Korrespondenz und Management-Unterlagen

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, eine vorausschauende Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Themen parallel zu steuern

• Stilsichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französisch- und/oder Italienischkenntnisse sind von Vorteil

• Sehr gute Kenntnisse von Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, PowerPoint und Excel) sowie ein sicherer Umgang mit digitalen Kollaborations- und KI-Tools wie Copilot

• Ein gutes Verständnis für organisatorische, administrative und geschäftliche Prozesse sowie eine hohe Eigeninitiative und Lösungsorientierung

• Diskretion, Integrität, Zuverlässigkeit und ein professionelles Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen

• Eine selbstständige, flexible und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägter Dienstleistungsorientierung

• Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen sowie administrativen und finanziellen Themen

• Führerausweis Kategorie B von Vorteil sowie die Bereitschaft, bei Bedarf Termine ausserhalb des Büros wahrzunehmen

Bei uns arbeiten grossartige Menschen mit unterschiedlichen Werdegängen und vielfältiger Herkunft – nicht nur, weil wir glauben, dass das zeitgemäss ist, sondern weil wir davon überzeugt sind, dass Vielfalt unser Unternehmen stärker und innovativer macht. Wenn Sie unsere Werte teilen, laden wir Sie ein, Ihren ganz persönlichen Platz in unserer globalen Gemeinschaft zu finden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung via Online-Tool. Bewerbungen werden lediglich geprüft, sofern diese auch via Online-Tool eingegangen sind. Bewerbungen via E-Mail oder Post können nicht berücksichtigt werden. Bewerbungen von Personalvermittlungen werden nicht berücksichtigt.

Hier erfahren Sie mehr über Electrolux in der Schweiz: www.electrolux.ch/karriere

Das international renommierte Institut Top Employers zeichnet uns als einer der besten Arbeitgeber der Schweiz aus. Was uns ausmacht? Es ist unser Mindset, das Leben für unsere Kunden und die Gesellschaft zu verbessern. Bei uns können sich Mitarbeitende aktiv einbringen und mitgestalten. Dadurch herrscht ein starkes Gemeinschaftsgefühl und Spass am Arbeitsplatz kommt auch nicht zu kurz. Zudem bieten wir hervorragende Arbeitsbedingungen und attraktive Sozialleistungen. Werden Sie Teil unserer Familie!

#LI-LW1