Executive Assistant & Office Manager

Über den Job

Legend Capital Europe sucht eine zuverlässige, gut organisierte und proaktive Executive Assistant & Office Manager zur Verstärkung unseres Teams in Zürich.

Der anfängliche Schwerpunkt der Rolle liegt auf der Bereitstellung hochwertiger Unterstützung für die Geschäftsleitung und der Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs im Büro. Mit der Weiterentwicklung der Organisation können sich Möglichkeiten ergeben, ein breiteres Spektrum an Verantwortlichkeiten zu übernehmen, einschließlich der Unterstützung ausgewählter Geschäfts- und investitionsbezogener Projekte.

Ihre Aufgaben

- Executive Support

Kalender verwalten, Meetings koordinieren und Geschäftsreisen für die Geschäftsleitung organisierenKorrespondenz, Dokumente, Präsentationen und Meetingunterlagen vorbereitenUnterstützung bei der Organisation und Nachverfolgung interner und externer MeetingsUmgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen mit Diskretion

- Office Management und Administration

Unterstützung des reibungslosen Tagesablaufs im Büro in ZürichKoordination der Büroeinrichtungen, Vorräte, Beschaffung und allgemeine AdministrationKommunikation mit externen HR-, Buchhaltungs-, Finanz- und IT-DienstleisternPflege von Bürounterlagen, Dokumentationen und administrativen ProzessenUnterstützung bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und Geschäftstreffen

- Kommunikation und Koordination

Als Ansprechpartner für Kollegen, Geschäftspartner, Berater und Dienstleister fungierenKoordination von Kommunikations- und Verwaltungsangelegenheiten über verschiedene Länder und Zeitzonen hinwegSicherstellung der fristgerechten Nachverfolgung vereinbarter Massnahmen und administrativer Angelegenheiten

- Projektunterstützung

Erbringung administrativer und koordinierender Unterstützung für ausgewählte Projekte bei BedarfUnterstützung bei der Organisation von Meetings, Dokumentation, Informationssammlung und NachverfolgungJe nach Erfahrung, Interesse und Geschäftsbedarf schrittweise Übernahme umfassenderer Projektunterstützungsaufgaben

Ihr Profil

Relevante Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren administrativen FunktionFließende Kenntnisse in Chinesisch und Englisch sind unerlässlichDeutschkenntnisse auf B2-Niveau oder höher für die Kommunikation mit lokalen Behörden, Lieferanten und DienstleisternStarke Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPointAusgezeichnete Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managenProfessionelles, diskretes, zuverlässiges und detailorientiertes ArbeitenProaktive und praktische Arbeitsweise mit einer positiven "Can-do"-EinstellungKomfortables Arbeiten in einer kleinen, internationalen und sich entwickelnden OrganisationInteresse an internationalem Geschäft und Investitionen ist von Vorteil

Was wir bieten

Eine abwechslungsreiche Position als Executive Assistant und Office Manager in einem internationalen UmfeldEnge Zusammenarbeit mit der GeschäftsleitungDie Möglichkeit, Einblicke in internationale Geschäfts- und Investitionstätigkeiten zu gewinnenPotenzial zur Erweiterung des Aufgabenbereichs im Laufe der Zeit, abhängig von Leistung, Interessen und Entwicklung der OrganisationWettbewerbsfähige Konditionen und ein attraktiver Arbeitsplatz im Herzen von Zürich