Assistenz der Geschäftsleitung/Marketing (Französisch/Schweizerdeutsch)

Über den Job

Für unseren Partner im Kanton Waadt sucht GI Life Sciences eine/n:

Assistenz der Geschäftsleitung/Marketing (Französisch/Schweizerdeutsch)

Stelle zu besetzen ab 1. Oktober

Ihre Aufgabe:

Sie gewährleisten den reibungslosen Ablauf der administrativen, kommerziellen und organisatorischen Tätigkeiten. Als echte Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Vertriebs- und Marketingteams koordinieren Sie Informationen, Meetings, Dokumente und Vertragsprozesse, um eine effiziente Abwicklung der Operationen sicherzustellen.

Ihre Verantwortlichkeiten:

• Organisation, Vorbereitung und Nachverfolgung von Geschäftsleitungssitzungen, einschließlich Protokollführung.
• Verwaltung von Terminkalendern, Terminen und Koordination von Meetings.
• Vorbereitung von Präsentationen, Dossiers und Unterlagen für Sitzungen, Besuche, Schulungen und Veranstaltungen.
• Organisation der administrativen Abläufe von Schulungen und Nachverfolgung der Sekretariatsaktivitäten.
• Mitarbeit bei der administrativen Verwaltung des Fahrzeugparks.
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Vertriebs- und Marketingteams.
• Koordination der Organisation von Vertriebssitzungen und deren Nachverfolgung.
• Gewährleistung des schriftlichen und telefonischen Austauschs mit Kunden, Partnern und Lieferanten.
• Verwaltung, Ablage und Aktualisierung der Vertragsarchive.
• Vorbereitung, Versand und Nachverfolgung von Verträgen sowie deren Fristen.
• Sicherstellung der Einhaltung von Fristen und der Nachverfolgung vertraglicher Verpflichtungen.
• Enge Zusammenarbeit mit den Finanz- und Buchhaltungsteams in administrativen Vertragsangelegenheiten.
• Vorbereitung und Aktualisierung administrativer Dokumente für Kunden und Partner.

Ihr Profil:

• Ausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich oder gleichwertig.
• Ausgezeichnete Beherrschung von Französisch und Schweizerdeutsch (mindestens Niveau C1).
• Erfolgreiche Erfahrung in einer Assistenzfunktion, im Backoffice, Office Management oder in der administrativen Koordination.
• Hervorragende Organisationsfähigkeiten, Prioritätenmanagement und Koordination.
• Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten und gute schriftliche sowie mündliche Kommunikationskompetenzen.
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft Office-Programme, insbesondere Word, Excel und PowerPoint.