Kloten
Office Manager:in Administration
- 09 September 2026
- 60 – 80%
- Festanstellung
- Deutsch (Fliessend), Englisch (Fortgeschritten), Französisch (Fortgeschritten)
Über den Job
ActVisual (Teil der BKW) entwickelt seit über 25 Jahren innovative Audio-/Video Integrations- und Videokonferenzlösungen für Spitäler, Justiz und internationale Unternehmen. Werde als Office Manager:inn Administration Teil unseres Teams!Office Manager:in Administration
Deine Aufgaben
- Unterstützung der Geschäftsleitung und der Projektleiter:innen in administrativen und organisatorischen Belangen
- Planung und Koordination von Terminen sowie Bearbeitung der Korrespondenz und des Dokumentenmanagements
- Bedienung der Telefonzentrale sowie Verwaltung von Telefon- und Mailboxen
- Ausführung allgemeiner Administrations- und Sekretariatsarbeiten
- Erstellung und Nachverfolgung von Offerten sowie termingerechte Rechnungsstellung
- Überwachung offener Pendenzen und Unterstützung bei deren Bearbeitung
- Vorbereitung und Kontierung von Kreditorenrechnungen
- Mitwirkung bei Monats- und Quartalsabschlüssen sowie Aufbereitung von Finanzdaten und Auswertungen
- Durchführung des Mahnwesens
- Verwaltung und Kontrolle der Zeiterfassungen
- Pflege von Kunden-, Projekt- und Stammdaten in Abacus sowie Sicherstellung einer hohen Datenqualität
Das bringst du mit
- Kaufmännische Grundausbildung
- Berufserfahrung in der Administration, idealerweise mit Erfahrung in der Buchhaltung
- Erfahrung mit ERP-Systemen, vorzugsweise Abacus
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
- Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; Englisch- und Französischkenntnisse sind von Vorteil
- Selbstständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Organisationstalent
Fragen zur Bewerbung
Olivia Ruggiero
Recruiting Coordinator
+41 58 477 28 55
Fragen zur Stelle
Aron Majdura
Leiter Operations
+41 44 922 11 11
Darauf kannst du dich freuen
Als verantwortungsvolle Arbeitgeberin bieten wir:
- faire und marktorientierte Vergütung
- massgeschneiderte Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine fortschrittliche Infrastruktur
Über uns
Die ActVisual GmbH ist die führende Anbieterin in der ganzen Schweiz für innovative Gesamtlösungen in den Bereichen Unified Communication, AudioVideo-Integration und Kommunikationstechnik! Seit über 20 Jahren sind wir spezialisiert auf innovative Videokonferenz-Dienstleistungen und planen und installieren modernste Audio-/Video-Technologien für Board- und Konferenzräume sowie multifunktionale Auditorien. Zu unseren Kunden zählen internationale Grossunternehmen sowie Spitäler und Justizbehörden in der ganzen Schweiz.
